Jak wybrać firmę, która stworzy stronę www

Krótko mówiąc: postanowione! Nadszedł czas, żeby zbudować własną stronę internetową! Ok, to bardzo ważna decyzja. Bywa też, że jest kosztowna. W jaki sposób zabrać się za jej realizację, żeby nie stracić na tej inwestycji? Od czego zacząć poszukiwanie wykonawcy twojej strony internetowej? Po ponad 20 latach doświadczeń i poznaniu wielu różnych punktów widzenia postanowiłem zebrać kilka kluczowych kryteriów, które pozwolą na najlepszą odpowiedź na pytanie: Jak wybrać firmę, która stworzy stworzy stronę internetową?

Rodzaj działalności wykonawcy

Samozatrudnieni freelancerzy

Freelancerzy, tzw. „wolni strzelcy” realizują projekt strony samodzielnie. Jeśli dobrze zaplanują poszczególne działania, jest duża szansa że przygotują go na czas.  To ciekawa forma współpracy, dlatego, że kontaktujesz się z osobą w pełni odpowiedzialną za przygotowanie i wdrożenie projektu. W zależności od doświadczenia takiej osoby możesz liczyć na różny zakres wsparcia. W przypadku współpracy z freelancerem trzeba liczyć się np. z tym, że w razie jakiś zdarzeń losowych (np. choroby projektanta) realizacja może się wydłużyć. 

Plusy:

1. bezpośredni kontakt z projektantem
2. łatwe rozliczenie projektu na podstawie faktury

Minusy:

1. możliwe opóźnienia w przypadku zdarzeń losowych
2. rzadko trafia się specjalista, który kompleksowo pokryje wszystkie potrzeby

Forma rozliczenia:

1. faktura

Umowa o dzieło

W tym przypadku projektanci też wykonują zlecone zadanie samodzielnie. Różnica polega na formie rozliczenia: zamiast faktury, dostaniesz umowę o dzieło, którą musi rozliczyć twoja księgowa. Dodatkowo, na koniec roku trzeba ją rozliczyć odpowiednim PIT-em. Podobnie jak w przypadku samozatrudnionych freelancerów taka współpraca jest objęta ryzykiem wydłużenia realizacji w przypadku zdarzeń losowych. 

Plusy:

1. bezpośredni kontakt z projektantem
2. relatywnie niska cena

Minusy:

1. możliwe opóźnienia w przypadku zdarzeń losowych
2. rzadko trafia się specjalista, który kompleksowo pokryje wszystkie potrzeby
3. potrzeba sporządzenia dodatkowych dokumentów księgowych (umowa, rachunek do umowy, PIT)

Forma rozliczenia:

1. rachunek do umowy o dzieło

Agencje reklamowe

Za odpowiednio wyższą stawkę będziesz mieć do dyspozycji zespół projektantów i prawdopodobnie opiekuna klienta lub inną osobę odpowiedzialną za zarządzanie projektem. Zdarza się że agencje pomagają nie tylko stworzyć stronę, ale również ją pozycjonują, tworzą kampanie reklamowe, dbają o social media itp. Mając do dyspozycji wielu specjalistów musisz liczyć się z wyższą ceną za usługę. Eliminujesz jednak zagrożenie powstania sytuacji losowych i bardziej płynną pracę nad projektem.

Plusy:

1. kompleksowa obsługa
2. łatwe rozliczenie projektu na podstawie faktury

Minusy:

1. zdecydowanie wyższa cena

Forma rozliczenia:

1. faktura vat

Brak formalnej współpracy

Czyli popularnie: umowa na gębę. Nie ma co się rozpisywać. Wybierając taką formę współpracy pchasz się w gips. Oczywiście, są wyjątki, ale w zdecydowanej większości przypadków, strony za niską cenę są jej warte.

Cały czas przychodzą do nas klienci, którzy skorzystali z usługi tworzenia strony jakiś czas temu i nagle strona przestała działać. Ważność domeny wygasła, nie wiadomo gdzie i na kogo jest zarejestrowana. Podobnie z hostingiem. Człowiek, który projektował zniknął. Nie odbiera telefonu, nie odpisuje na maile. Jednym słowem: dramat.

Bez względu na to jaki rodzaj współpracy proponuje twój projektant, pamiętaj aby skrupulatnie przygotować umowę o współpracy. Powinna ona zawierać przynajmniej informacje na temat funkcjonalności strony, wstępną architekturę informacji, wytyczne do wyglądu oraz harmonogram prac. 

Zadbaj też o paragraf, w którym określisz co się stanie w przypadku kiedy strona nie będzie zrealizowana w terminie.

Simplo to mała agencja – zapewniamy rzetelne doradztwo w zakresie działań internetowych. Realizujemy projekty graficzne i wdrażamy strony internetowe. Zachowujemy uczciwe stawki i zapewniamy pełną dokumentację.

Portfolio

Czyli dotychczasowe realizacje wykonane przez projektanta. Przejrzyj je dokładnie pod kątem estetyki. Większość firm projektuje strony w określonym stylu – dużo łatwiej będzie wybrać ci współpracę z firmą, która potrafi urzec Cię pięknem swoich projektów. Zwróć też uwagę na ich różnorodność. Jeżeli wszystkie realizacje są oparte o jeden schemat, to jest duże prawdopodobieństwo, że twój projekt też nie będzie oryginalny.

Wielu projektantów, a nawet agencji, aby skrócić czas pracy nad stroną korzysta z powtarzalnych schematów, szablonów. Projekty różnią się kolorami i użytymi zdjęciami, ale poza tym są w większości identyczne. 

Najlepsze dopasowanie do twojego biznesu osiągniesz tylko przy pomocy unikalnego, autorskiego projektu strony. 

W Simplo projektujemy strony od zera. Najpierw określamy mapę strony i wszystkie jej elementy. Bierzemy przy tym pod uwagę charakterystykę twojego biznesu i cel, jaki ma realizować strona www.

Opinie innych klientów

Zwróć uwagę czy na stronie wykonawcy jesteś w stanie znaleźć sekcję z opiniami innych klientów. Jeśli są tam podane linki do projektów – doskonale! Kliknij w nie i sprawdź, jak wyglada strona „na żywo”. Jeśli nie, zabaw się w detektywa i spróbuj odszukać strony osoby, która poleca tę firmę. 

Na stronie wykonawcy na pewno nikt nie opublikuje żadnej wątpliwej opinii. Żeby sprawdzić czy firma faktycznie ich nie ma możesz odwiedzić profil firmy w Google lub na Facebooku. Specjaliści często korzystają z platformy LinkedIn. Zajrzyj tam i spróbuj odszukać wykonawcy, żeby sprawdzić jego kompetencje.

Spróbuj dotrzeć do jak największej ilości informacji o firmie, lub projektancie. Dzięki temu możesz zyskać dodatkową pewność udanej współpracy.

Przebieg współpracy

Rozmowa wstępna

Podczas rozmowy wstępnej osoba z którą rozmawiasz najprawdopodobniej zapyta cię o szczegóły techniczne związane z założeniem lub utrzymaniem strony internetowej. Chodzi głównie o wykupienie hostingu i domeny. Jeśli zaoferuje ci swoją pomoc w zakresie zakupu tych usług, koniecznie zaznacz, że to ty chcesz być ich abonentem (właścicielem). To twoje dane powinny znaleźć się na fakturze zakupowej. Dzięki temu unikniesz wielu ewentualnych nieprzyjemności (w tym utraty strony). 

Konsultant powinien też zapytać cię o cel, jaki ma realizować strona i zaproponować konkretne rozwiązania, żeby go osiągnąć. Pamiętaj, że budowa strony internetowej to nigdy cel sam w sobie. Więcej na temat ustalania celu strony możesz przeczytać tutaj.

Nie bój się odpowiedzi na pytanie o budżet. Określenie środków, jakimi dysponujesz na samym początku współpracy bardzo pomaga określić złożoność projektu i funkcjonalności, które firma może ci zaproponować. Dzięki temu unikniemy „przestrzelenia” oferty, albo jej niedoszacowania.

Oferta

Po dokładnym ustaleniu potrzeb i budżetu wykonawca powinien przygotować ofertę na wykonanie strony. Zwróć uwagę w jakim stopniu szczegółowości została ona sporządzona. Jeżeli masz jakieś wątpliwości nie bój się o nie spytać. Możesz poprosić o sporządzenie notatki z takiej rozmowy w formie np. maila. Pozwoli to na łatwe odniesienie się do ustaleń podczas konstruowania umowy.

Oferta powinna zawierać:

1. specyfikację strony,
2. termin realizacji projektu,
3. wysokość i sposób wynagrodzenia,
4. formę współpracy.

Dokumenty o współpracy

Warto pomyśleć w jaki sposób chcesz zabezpieczyć wykonanie usługi. Przed wyborem projektanta lub agencji możesz poprosić o wzór umowy i sprawdzić w jaki sposób jest skonstruowana. Na jakie punkty zwrócić uwagę? Oto co powinno znaleźć się w umowie:

1. określenie specyfikacji strony (ilość i nazwy podstron, wszystkie funkcjonalności, wstępna architektura informacji),
2. termin realizacji projektu – najlepiej w postaci harmonogramu z naniesionymi datami końcowymi poszczególnych etapów,
3. sposób i częstotliwość kontaktu pomiędzy stronami, ze wskazaniem kto jest odpowiedzialny za akceptację,
4. wysokość i sposób wynagrodzenia,
5. co się stanie, kiedy projekt nie zostanie zrealizowany w terminie – rodzaj i wysokość kary umownej,
6. w jaki sposób zostaną przeniesione prawa autorskie do projektu.

Pamiętaj, że wszystkie dodatkowe ustalenia powinny mieć charakter pisemny.

W Simplo przy zawieraniu współpracy zawsze podpisujemy trzy dokumenty:

1. Umowę o wykonanie strony z przeniesieniem majątkowych praw autorskich
2. Charakterystykę strony (opis wszystkich podstron i funkcjonalności)
3. Szczegółowy harmonogram prac

Czasami, na życzenie Klientów, dołączamy jeszcze:

1. Umowę powierzenia danych poufnych
2. Umowę o poufności

Współpraca nad projektem

W odpowiedzi na pytanie jak wybrać firmę, która stworzy stronę www, pomoże ustalenie w jaki sposób będzie przebiegała współpraca. Jakie są jej poszczególne etapy? W jakiej formie otrzymasz projekt do akceptacji? Ile masz czasu na zgłaszanie poprawek? W jakiej formie możesz to zrobić? 

Wbrew pozorom współpraca nad projektem może być bardzo uciążliwa. Tłumaczenie projektantowi przez telefon, lub w mailu o który element dokładnie chodzi i co trzeba w nim zmienić bywa frustrujące.

W Simplo oferujemy ciekawe rozwiązanie tego problemu. Współpracujemy na bardzo prostym systemie, gdzie od razu widzisz efekty pracy i na bieżąco możesz zgłaszać do nich uwagi. O dowolnej porze dnia (czy nocy!) możesz swobodnie przeglądać i zgłaszać uwagi do projektu. Natychmiast dostajemy powiadomienie o każdej z nich i możemy się do nich odnieść.

Przekazanie strony

To już prawie ostatni etap współpracy. Ale zanim ją zaczniesz, dowiedz się jak będzie on wyglądał. Powinieneś otrzymać kompletny zestaw informacji, który będzie zawierał:

1. dane do logowania do panelu domeny,
2. dane do logowania do panelu hostingu (czasem to ten sam panel, co domeny),
3. dane do logowania do panelu strony, jeśli jest oparta o CMS,
4. dane do logowania do poszczególnych kont pocztowych, jeśli zostały utworzone.

Informacje dodatkowe ułatwiające obsługę strony:

1. dane dostępu do FTP strony,
2. dane dostępu do bazy danych (w przypadku CMS).

W Simplo, po każdej realizacji tworzymy plik pdf ze wszystkimi danymi, które były używane w projekcie. Jeśli jest to sklep internetowy to są tam nawet dane operatorów płatności, czy firm kurierskich. Dzięki temu nie będziesz ich szukać w setkach maili, z czym zawsze jest problem. Dodatkowo umieszczamy w tym pliku linki do filmów instruktażowych z obsługi strony.

Szkolenie z obsługi strony

Już na samym początku ustal jaką będzie miało formę i zakres. Jedną z największych bolączek wskazywanych przez zamawiających jest brak odpowiedniego szkolenia z obsługi strony. Powoduje to, że późniejsza obsługa sprawia wiele kłopotów i czasem jest niemożliwa. 

Po przekazaniu strony zawsze nagrywamy filmy z instrukcją do każdej funkcjonalności. Dostaniesz do nich dostęp na zawsze, żeby w dowolnej chwili móc do nich wrócić. Linki do filmów znajdziesz w pliku z danymi strony.

Wsparcie po oddaniu strony

Podczas korzystania ze strony może okazać się, że potrzebna jest modyfikacja, której sam/-a nie wykonasz. Potrzebujesz wsparcia programisty, żeby ją wdrożyć. Dowiedz się wcześniej czy to możliwe i na jakich zasadach będzie przebiegać dalsza współpraca.

Może to być jakaś stawka za godzinę, lub tak, jak oferujemy w Simplo pakiety godzin do wykorzystania na dowolny cel: 

1. projektowanie grafiki,
2. obsługa techniczna strony,
3. analityka,
4. reklamy Google,
5. pisanie tekstów,
6. wsparcie SEO.

Działania w ramach pakietów rozliczane są z dokładnością co do minuty i odpowiednio raportowane. W każdej chwili wiesz ile czasu pozostało jeszcze do wykorzystania.

Jak wybrać firmę, która stworzy stronę? Checklista.

Dla ułatwienia, poniżej znajdziesz listę pytań, które powinieneś zadać wykonawcy przed podjęciem współpracy. Możesz skopiować je do maila z zapytaniem, albo zadać przez telefon. Im więcej informacji uzyskasz, tym większą zyskasz pewność, że firma, która stworzy stronę będzie działać rzetelnie i unikniesz niespodziewanej wtopy.

1. Jaką formę współpracy oferuje projektant? Umowa z fakturą/Umowa o dzieło/bez umowy?
2. Kto będzie właścicielem domeny i hostingu?
3. Czy otrzymasz harmonogram prac nad stroną i jakie są jego etapy?
4. Jakie są konsekwencje niewykonania projektu w terminie?
5. Czy projekt jest indywidualny, czy oparty na szablonie?
6. Jak wygląda proces? Od czego zaczynamy i jakie są kolejne kroki?
7. Jak wygląda współpraca? W jakiej formie będą przekazane pliki i ile masz czasu na zgłaszanie poprawek?
8. Jak wygląda przekazanie strony? Jakie dane i w jakiej formie otrzymasz?
9. Czy i w jakiej formie odbędzie się szkolenie z obsługi strony?
10. Czy jest możliwość wsparcia technicznego po oddaniu projektu? Na jakich zasadach? 
11. Gdzie możesz przeczytać opinie klientów, którzy skorzystali już z usług wykonawcy?

Pierwsze wrażenie podobno jest najważniejsze. Całkiem możliwe, ale wszystko co następuje później jest równie ważne. Fachowiec w sposób otwarty będzie odpowiadał na powyższe pytania. Ba! możliwe że nawet nie trzeba będzie ich zadawać, bo już zdążył opisać je na swojej stronie, albo w mailu zapoznawczym 🙂